Rohangálás a színfalak mögött: a Head of Team csodás feladatköréről

A magyar elnökséggel járó, eddig emlegetett stresszmennyiséget is lehet ám fokozni még. Konkrétan úgy, ha az ember nemcsak tolmácsolni van beosztva egy adott ülésre, hanem Head of Teamnek is. Ennek a pozíciónak nem létezik magyar megnevezése, leggyakrabban az ékes (?) francia „sef de kip” használatos (valahogy másképp kell persze írni). Na ez aztán a hálás feladat, bárhogy is hívjuk. Lényege, hogy adott ülésen ő a kapcsolattartó az elnökség és a delegációk közt egyfelől, valamint a beosztott tolmácsok és a Planning osztály között másfelől. Az illető felel azért, hogy a tolmácsolással minden rendben legyen, és mind a delegációk, mind a tolmácsok nagy megelégedéssel zárják a napot (muhahaha….)

Ez kismillió összetevős történet. Először is be kell szerezni azokat a táblázatokat, amik a nyelvkombinációkat tartalmazzák; ezek bizonyos épületekben a portán találhatók, bizonyos épületekben a Head of Teamnek kell kinyomtatni őket, bizonyos épületekben pedig még tolmácsszoba és nyomtató sincs, oda valahogy oda kell varázsolni őket. Aztán az ülés előtt ezeket ki kell osztani 2 emeleten 22 kabinba (túracipő ajánlott). Közben jönnek a telefonok a Planningtől az aktualitásokat illetően, ezekkel is a Head of Teamnek van dolga: múltkor pl a finn delegációt kellett levadásznom, és sűrűn elnézést kérni, amiért hirtelen az egész finn kabin influenzás lett és nem sikerült finn tolmácsolást biztosítanunk. Eközben csevegni illik az elnökkel is ám, akit persze művészet elkapni, mert az ülés előtt egy perccel érkezik, és egész csapat dongja körül. Ha mégis sikerül, akkor esetleg eszébe jut, hogy szeretne anyagot adni a tolmácsoknak, na lehet rohanni fénymásolni, meg újabb kört futni azokba a kabinokba, ahol ül magyaros. Első ilyen napomon ekkorra az is kiderült, hogy a portáról beszerzett táblázatok nem jók, mert az utolsó percekben változott meg a csapat és ezzel a nyelvkombinációk is, nosza irány a tolmácsszoba, nyomtassunk újat. Papír persze a felénél kifogy, gyorsan pótolni, aztán lefutni a harmadik, ismét 22 kabinos kört. Közben persze elkezdődött az ülés, szóval mindenütt nagyon örülnek, mikor a bekapcsolt mikrofonjuk mellett beront az ember. Az, hogy az ülés előtt nincs egy perc csendes nyugalmam a dokumentáció fölött, még hagyján, de mire kifulladva beérek a magyar kabinba, már a fonalat felvenni is szép feladat, pedig ha jó sokáig rohangált az ember, addigra már épp rá is került a sor. Nekifogok tolmácsolni, csak most kettő helyett háromfelé figyelek: hallgatok, beszélek, és a magyar kabin üvegén túlra tekintve pásztázom, minden rendben-e a delegációkkal meg a tolmácsokkal, főleg, hogy megvan-e mindenki. Ha mondjuk a dán delegáció nem érkezik meg, vagy épp távozni készülődik, fülhallgatót leszaggatni magamról, kirontani, és többoldalú tárgyalásba fogni a kollégákkal és a Planninggel arról, hogy hazamehet-e a dán kabin. Emellett, ha bármely más kabinból valaki mondjuk hasfájást kap, szintén hozzánk fog berontani, hogy hadd menjen már el. Nem szólva a szabadúszó kollégákról, akiknek egyszer csak megy a gépük - homály, hogy ilyenkor pótolni kell-e őket vagy mi van. Amikor pedig végre mi is hazamentünk, akkor záróakkordként következik az ülésről szóló jelentés kitöltése.

És akkor ezek még a rutinszerű feladatok. Ezeken kívül a Head of Team könnyen két tűz közé kerülhet, mivel az ő vállát nyomják pl olyan kérdések, hogy mi legyen, ha az elnök tovább akarja tartani az ülést – maradunk még pár percet szívességből vagy sem? Ha igen, akkor az elnök és a delegációk örülnek, ha nem, akkor a kollégák. Másik felek adott esetben bosszankodnak, ha olyan kedvük van, panaszt tesznek. Mennyire relatív (sok) minden: egy-egy Head of Teamként eltöltött nap után valódi felüdülés "csak úgy" bemenni a kabinba, és hátradőlve értekezni egy kicsit szinkronban mondjuk az áfa vagy épp a határőrizet rejtelmeiről.

A Head of Team feladatkörről volt szerencsém decemberben végighallgatni egy egésznapos képzést. Mivel kellően tartottam a dologtól, szépen gyöngybetűkkel végigjegyzeteltem, mintha csak ettől reméltem volna, hogy elkerül a balsors és nem krepál be majd a nyomtató, meg nem lép le valamelyik kabin legénysége úgy, hogy nem veszem észre. Egy másik újonc kolléganőmnek nem volt akkora szerencséje, hogy beosszák erre a képzésre, így megszántam és kölcsönadtam neki fénymásolásra a jegyzetemet. Pár hét múlva mit hallok: már az egész magyar kabin lemásolta, és tapasztalt, profi kollégák jönnek sorban megköszönni, hogy közkinccsé tettem, mert hogy ők ebből mennyi hasznos dolgot tanultak :) Csak a Planning fülébe ne jusson, hogy én ilyen mértékadó forrás vagyok Head of Teamségből, mert még gyakrabban kezdik majd rám osztani ezt a hálás melót, és a végén kénytelen leszek én is felhasználni a jegyzeteimben található legfontosabb információt: ha egy héten netán kettőnél többször osztanak be ilyennek, akkor jogunk van telefonálni és kikérni magunknak a dolgot. Na ez az egy biztosan nem fogja elkerülni a figyelmemet!